SharePoint Onlineは、ファイルを共有したり情報を共有したりできるサービスで有名ですが、あまり知られていない機能も多くあります。
その中でも今回は、業務の効率化やコミュニケーションにかかるコストの削減が可能となるワークフロー機能について、基本的な使い方をご紹介します。
SharePoint Onlineとは？
「Microsoft365」でも提供されているSharePoint Onlineは、企業がファイルや情報を共有できるサービスです。このSharePoint Onlineの利用が可能なプランは以下の通りです。
【300名までの中小企業向け】のプランであれば、使えるSharePointに機能差はありません。SharePoint Onlineには実に多くの機能があり、幅広い分野で活用できます。
例えば、SharePoint Onlineでファイルを管理すれば、アクセス権を持った複数のユーザーで、同時にファイルを閲覧、編集することが可能となります。これによって、電話で会話をしながらお互いが同じファイルを操作したり、会議の議事録を複数人で作成したりできるようになり、チームのプロジェクトをより円滑に進められるようになります。
なお、その他の機能としては以下のようなものがあります。
なお、SharePoint Onlineは、モバイルアプリを利用すればスマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、デバイスにとらわれることなく活用できます。
SharePoint Onlineの「ワークフロー」
SharePoint Onlineの特徴ともいえる機能がワークフローですが、これは業務の流れを定めて分かりやすく図式で示したものです。
これによって、業務が改善されるだけでなく進捗管理の手間も省け、ミスをも防止する効果があります。SharePoint Onlineを使えば、特別なプログラミングの知識がなくても、ワークフローの定義と作成、管理まで行うことが可能です。
これまでの手動による情報共有であれば、煩雑で時間のかかっていた作業が、SharePoint Onlineを通すことでスムーズかつ管理のしやすいものになります。
具体例として、決裁者の承認が必要な見積書を作成する場合についてみていきます。
SharePoint Online単体よりもメリットが多い「Microsoft 365」
今回は、マイクロソフト社より提供されているSharePoint Onlineの基本的な機能や使い方について説明してきました。SharePoint Onlineは、単体で契約するよりも、「Microsoft365」と一緒に利用するのがおすすめです。「Microsoft365」は、マイクロソフト社が提供している月額制のクラウドサービスで、ビジネスに役立つソフトウェアがパッケージになっています。
Excel、Word、PowerPoint、Outlookなどのオフィスソフトをはじめ、チャット、テレビ電話ツール、オンラインストレージなどが、プランに応じて利用できます。
最初にご紹介した通り、このパッケージの中にSharePoint Onlineが含まれているプランもあり、SharePoint Onlineを単体で契約するよりも便利でお得に活用できます。
まとめ
SharePoint Onlineを導入することにより、業務の効率化やコミュニケーションにかかるコストの削減、ミスの防止に繋がります。
まだアナログな対応をしている、という企業はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。SharePoint Onlineを導入していない場合には、さまざまなソフトウェアがパッケージになった「Microsoft365」がおすすめです。
これからの業務改善においては、SharePoint Onlineのような便利で実用的なシステムを積極的に取り入れていきましょう。
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