今回は、Power Automate を使って 「一段階の簡易承認ワークフロー」 を作成する方法をご紹介します。申請内容を SharePoint リストに登録し、承認者に通知 → 承認 or 却下を選ぶだけのシンプルな流れです。
「まずは小さく始めたい」という方にぴったりの構成です！
背景と目的
業務の中で「誰かの確認を得てから次に進める」場面は意外と多くあります。例えば、備品の購入申請や出張の許可、見積もりの承認など、さまざまなケースで承認作業が発生します。
こうした承認業務を、Excelファイルとメールだけでやり取りしているとどうなるでしょうか？
- 「最新のExcelがどれかわからない」
- 「申請したつもりだったけど、承認者が見ていなかった」
- 「口頭でOKをもらったのに、記録が残っていない」
こうした 属人化 や 確認漏れ、記録漏れ は、組織の信頼性や生産性に影響を与えてしまいます。
そこで役立つのが、承認ワークフローのシステム化 です。
特に、「一段階」の簡易な承認から始めることで、
- 複雑なフロー設計をしなくてもよい
- 担当者への説明や研修の手間が少ない
- 実運用しながら改善点を見つけられる
というメリットがあります。
最初から完璧なワークフローを作る必要はありません。まずはシンプルな承認フローをPower Automateで構築していきましょう。
システム構成
今回ご紹介する「簡易承認ワークフロー」は、Microsoft 365 に含まれる標準ツールだけで構築できます。特別なライセンスや外部サービスは必要ありません。
使用する主なツールは次の2つです。
- SharePoint Online（申請データの保存と管理）
- Power Automate（承認フローの自動化）
全体の流れはとてもシンプル
- 申請者が SharePoint リストに入力
- Power Automateが自動で承認者に通知
- 承認者が「承認」または「却下」を選択（メール or Teams 通知から）
- 結果がリストに反映され、申請者に通知が届く
SharePoint リストの例：「承認フロー用5」
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| タイトル | 申請の内容（自由記述） |
| ステータス | 対応前／完了 |
| 結果 | 申請結果（Approve等のテキスト） |
このように、最低限の項目だけでも十分に運用をスタートできます。必要に応じて申請者やカテゴリーなどの項目を追加してカスタマイズすることも可能です。
ワークフローの流れ
この一段階の承認ワークフローは、「申請 → 通知 → 承認 or 却下 → 結果反映」という、非常にシンプルな流れで構成されています。以下に具体的なステップを紹介します。
① 申請者がSharePointリストに申請内容を登録
たとえば、「備品購入申請」や「外出申請」など、必要な情報をSharePointのリストに直接入力します。入力フォームは、標準のSharePoint画面や、Power Apps でカスタマイズした画面でもOKです。
② Power Automateが承認者に通知を送信
申請が登録されたことをトリガーに、自動で承認者に「承認依頼」の通知が届きます。
- メール通知（Outlook）
- Teams通知（チャットやアダプティブカード）
③ 承認者が「承認」または「却下」を選択
承認者は、届いた通知からワンクリックで対応可能です。
上記の画像をご覧ください。
たとえば、メール内のボタンから「承認」「却下」を選び、コメントを入力して送信するだけで完了します。
④ 結果がSharePointリストに反映される
承認・却下の結果は、Power Automateのフロー内でSharePointリストの「状態」列に自動反映されます。また、承認コメントや承認日時も併せて記録されます。
⑤ 申請者に結果通知が届く（任意）
承認結果は、申請者にメールやTeamsで通知することもできます。
「承認されたかどうか確認するために、毎回リストを開く必要がある…」というストレスを減らせます。
このように、一度フローを作成すれば、申請から承認までの手間を大幅に削減できます。しかも、記録が残るため後からの確認やエビデンスとしても活用できます。
実装ステップ
ここでは、実際にPower AutomateとSharePointリストを使って「一段階の簡易承認フロー」を作る手順を、できるだけシンプルにご紹介します。
ステップ①：SharePoint リストを作成
- SharePointのチームサイトを開く
- 「+ 新しいリスト」からカスタムリストを作成
- 次のような列を追加（タイトル列は既定であります）。
| 列名 | 種類 | 備考 |
|---|---|---|
| 申請者 | ユーザー列 | [作成者]列でも代用可 |
| 状態（ステータス） | 選択肢列 | 未承認／承認済／却下 |
| 承認コメント | 複数行テキスト | 任意で記入できるようにする |
| 承認日時 | 日時列 | 自動で書き込まれるようにする |
※必要に応じて申請金額やカテゴリーも追加可能です。
ステップ②：Power Automate でフローを作成
- Power Automate にアクセスし、「自動化されたクラウド フロー」を作成
- トリガーを選択：「SharePoint – 項目が作成されたとき」
- サイトアドレス：対象のSharePointサイト
- リスト名：先ほど作成したリスト
ステップ③：承認アクションを追加
- 「承認の開始と待機」アクションを追加
- タイトル：
[申請内容のタイトル] - 承認者：固定メールアドレスまたは動的な値で設定（例：部門マネージャー）
- 承認タイプ：「承認－1人の承認者が応答する」
- タイトル：
ステップ④：承認結果をリストに反映
- 「SharePoint – 項目の更新」アクションを設定
- ステータス列を「承認済」「却下」に変更
ステップ⑤：（任意）申請者に通知を送信
- 「メールを送信」や「Teamsメッセージを投稿」アクションを追加し、結果を申請者に知らせる
これで簡易承認フローは完成です！一度作成すれば、何件申請が来ても自動で処理されるので、管理者や承認者の負担が大幅に減ります。
